Что нельзя сохранить в цифровом виде

Что нельзя сохранить в цифровом виде - это важный вопрос, который вы должны знать, чтобы поддерживать свой бизнес.

Перемены – это важные этапы в жизненном цикле организации, и не все перемены могут быть запланированы. Смерть, расторжение договора, продолжительные болезни и смена владельцев – такие ситуации могут случиться неожиданно. Оставшиеся на месте сотрудники будут вынуждены искать информацию, которую было бы легко найти при наличии надежной системы. Или нет? Коллективные и внутрифирменные знания – это не одно и то же.

Внутрифирменные данные можно восстановить, легко найти, они индексируются, хранятся в электронном виде и резервируются в операционных системах управления и обеспечения качества организации.

Однако существуют классы данных, которые не оформляются официально, часто не документируются, а если документируются, то не хранятся в легко доступных местах. Какие данные в вашей организации относятся к коллективным, а не к внутрифирменным? Вот пять рекомендаций на эту тему.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ

Профессиональный опыт – это способ делать что-то, наработанный практикующими специалистами за долгое время, который становится лучшим способом выполнения определенных задач. Да, каждый специалист должен продемонстрировать, что он может правильно переточить инструмент, прежде чем он сможет повысить свою категорию. Тем не менее, всегда есть человек, к которому все обращаются, когда надо заточить инструмент так, как "это умеет делать только он". В стандартных рабочих инструкциях может быть указано – сделать “x”, но в них почему-то упускается, что “затем нужно дополнительно затянуть на четверть оборота" или "установить вставку поперек стола и протереть ее”, или “как правильно выполнить предварительную загрузку”. Профессиональный опыт повышает эффективность каждый день, и он не фиксируется электронном виде.

ВНУТРИФИРМЕННЫЕ ДАННЫЕ

Недавно нас пригласили в компанию, которая обратилась к первоначальным идеям своего основателя. Эти идеи, как оказалось, были весьма полезны для нового поколения, поскольку ориентировались на постоянную адаптацию к современным условиям и рынкам. Где в вашей компании хранятся основополагающие записи, стратегии и планы? Их можно восстановить? Они пригодны для чтения (кто в вашем молодом коллективе может прочитать рукописный текст)? Такие вещи действительно могут быть равноценны фамильным драгоценностям в ситуации смены управляющего состава. Кто остается хранителем традиционных ценностей основателя компании?

ЗНАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

В каждом цехе, в каждой смене есть авторитетный специалист, который всегда может вспомнить, что "когда мы в прошлый раз использовали этот материал, мы добавили дополнительную опору для инструмента, чтобы облегчить резку”, или сотню других подробностей. Часть этих знаний хранится в его голове. А некоторые – в рабочих блокнотах или записях, которые постоянно обновляются. Кто ваши ведущие специалисты?

Они не смогут показать вам все свои знания в письменном виде, эти знания будут потеряны вместе с их уходом, если вы не найдете способ передать их другим специалистам.

НЕПИСАНЫЕ ПРАВИЛА

В вашей компании могут быть неписаные правила, или они могут быть у вашего поставщика, а вы об этом не знаете. Например, как у поставщика стали, у меня была внутренняя политика относительно размера зерен и содержания серы, которой придерживались мои заводы при закупке горячекатаной стали. Клиенты не знали, что, когда они заказывали у нас, мы уже оптимизировали свои спецификации для механической обработки. Однако когда они уходили к другому поставщику для закупки того же товара, если у того поставщика не было таких правил, как у нас, у специалистов в цехе начинались проблемы, которые требовали решения, и частота отказов инструментов значительно увеличилась из-за износа и нароста на резцах. Кто-то из вашей команды должен изучать сертификаты на поставляемые материалы, чтобы понимать, что перед вами.

Запатентованные покрытия, которые скромно называют стандартными, могут быть таким неписаным фактором успеха вашего цеха.

ДАННЫЕ

Каковы ваши обычные ожидания от (заполните пробел)? Раньше люди знали ответ. Они знали это в отношении конкретного поставщика, материала, инструмента и способа применения. Сегодня все думают, что ответы есть в Google и YouTube. Во многих случаях они могут показать вам интересные вещи, но настоящее понимание и выводы относительно вашей ситуации нигде не найти. Кто хранит все ваши прошлые рекламные брошюры? Проспекты? Спецификации? Буклеты?

Члены PMPA регулярно обращаются ко мне, потому что они знают, что мы знаем секреты, которые не хранятся в цифровом виде. Старые справочники, таблицы данных и многолетний опыт работы в данной отрасли. Это непросто оцифровать.

Но в этом и состоит проблема. Наша задача состоит в том, чтобы решить ее. Нам нравится думать, что мы живем в эпоху цифровой связи и просвещения. Вопрос в том, будут ли наши внуки считать нас теми, кто "потерял все знания", когда все печатные материалы исчезнут? Будут ли они считать нас безымянными жителями каменного века?

www.pmpa.org